Automatyzacja procesów oszczędza czas w firmie kurierskiej, bo rutynowe kroki po każdym zdarzeniu przesyłki wykonuje system, a nie człowiek: tworzy potwierdzenia doręczenia (POD) i dokumenty CMR, wysyła je klientowi, powiadamia odbiorców i tworzy cykliczne zlecenia kurierskie. Nawet mała firma kurierska potrafi spędzać godziny dziennie na ręcznym przygotowywaniu i wysyłaniu takich dokumentów; reguły uruchamiane zdarzeniami usuwają większość tej pracy.
Czym jest zautomatyzowany proces w logistyce?
Zautomatyzowany proces to reguła typu „gdy nastąpi to zdarzenie, zrób to”. Zdarzenie to coś, o czym system już wie: przesyłka została przyjęta w magazynie, paczka została doręczona, płatność została potwierdzona, nadeszła godzina z harmonogramu. Akcja to krok, który inaczej wykonałby dyspozytor lub pracownik biura: wygenerowanie dokumentu, wysłanie wiadomości, utworzenie zlecenia. Po skonfigurowaniu reguła działa tak samo dla każdej przesyłki.
Które zadania firma kurierska powinna zautomatyzować najpierw?
Zacznij od zadań, które powtarzają się przy każdej przesyłce i przebiegają według stałego schematu. Najczęstsze to:
1. Generowanie POD
Po zakończeniu doręczenia potwierdzenie doręczenia jest generowane i wysyłane klientowi automatycznie. Nikt nie musi zbierać podpisów ani zdjęć od kierowców i składać ich w raport na koniec dnia.
2. Generowanie CMR
W międzynarodowym transporcie drogowym list przewozowy CMR jest tworzony i wysyłany od razu po przyjęciu przesyłki, na podstawie danych już zapisanych w systemie.
3. Powiadomienia odbiorców z kodem jednorazowym
Odbiorca otrzymuje jednorazowy kod dostępu przed przekazaniem przesyłki. Potwierdza on, że paczka trafia do właściwej osoby, i jest potrzebny do odbioru z paczkomatu.
4. Powiadomienia o ETA
Klienci i odbiorcy z wyprzedzeniem dowiadują się o przewidywanym czasie przyjazdu. Odbiorca, który wie, kiedy przyjedzie kurier, częściej jest w domu, a to oznacza mniej ponownych prób doręczenia.
5. Cykliczne zlecenia kurierskie
Regularne odbiory, na przykład w każdy dzień roboczy z tego samego sklepu lub magazynu, są tworzone automatycznie według harmonogramu, zamiast wpisywać je ręcznie za każdym razem.
6. Komunikaty o statusie płatności
Potwierdzenia płatności i zwroty trafiają do klienta od razu po zmianie statusu, bez ręcznego sprawdzania.
Co automatyzacja zmienia w codziennej pracy?
| Bez automatyzacji | Z regułami opartymi na zdarzeniach |
|---|---|
| Biuro przygotowuje dokumenty POD i CMR po zakończeniu zmiany | Dokumenty powstają w chwili zdarzenia i są od razu wysyłane |
| Odbiorcy dzwonią z pytaniem, kiedy przyjedzie kurier | Odbiorcy dostają powiadomienie o ETA i kod jednorazowy |
| Cykliczne odbiory są wpisywane codziennie ręcznie | Zlecenia odbioru powstają z harmonogramu |
| Pytania o płatności są obsługiwane pojedynczo | Potwierdzenia płatności i zwroty wychodzą automatycznie |
Główne efekty to mniej rutynowej pracy operatorów, mniej błędów przy przepisywaniu danych i lepsza komunikacja z klientami, bo informacje o statusie docierają w czasie rzeczywistym, a nie na żądanie.
Jak działają zautomatyzowane procesy w smartDelivery?
Moduł workflow w smartDelivery pozwala definiować reguły, które uruchamiają się automatycznie po wybranym zdarzeniu. Każda reguła łączy jedno zdarzenie z jedną lub kilkoma akcjami: generowaniem dokumentów CMR lub POD, wysyłaniem powiadomień i kodów jednorazowych, powiadomieniami o ETA, tworzeniem zleceń kurierskich według harmonogramu lub informowaniem o statusie płatności. Reguły korzystają z danych o zamówieniach, przesyłkach i doręczeniach, które smartDelivery już przechowuje, więc nie trzeba niczego wprowadzać osobno.
Jak wprowadzać automatyzację krok po kroku?
- Spisz powtarzalne zadania. Zapisz, co biuro i dyspozytorzy robią przy każdej przesyłce i ile czasu dziennie zajmuje każdy krok.
- Wybierz jedno zadanie z jasnym wyzwalaczem. Generowanie POD po doręczeniu to dobra pierwsza reguła: zdarzenie jest jednoznaczne, a wynik łatwo sprawdzić.
- Uruchom ją równolegle z procesem ręcznym. Przez tydzień lub dwa porównuj dokumenty automatyczne z ręcznymi, zanim wyłączysz krok ręczny.
- Dodaj kolejną regułę. Przejdź do powiadomień odbiorców i ETA, a potem do zleceń cyklicznych.
- Regularnie przeglądaj reguły. Gdy zmieniają się klienci, szablony dokumentów lub harmonogramy, aktualizuj reguły zamiast obchodzić je ręcznie.
Jak zmierzyć zaoszczędzony czas?
Przed startem zmierz, ile godzin biura dziennie zajmują dokumenty, wiadomości i wprowadzanie zleceń. Po każdej nowej regule zmierz te same zadania w porównywalnym okresie. Śledź też odsetek ponownych prób doręczenia i liczbę telefonów od klientów w sprawie statusu: obie wartości powinny spaść po wprowadzeniu powiadomień i ETA.
Najczęściej zadawane pytania
Które dokumenty można generować automatycznie?
W smartDelivery potwierdzenie doręczenia (POD) po udanym doręczeniu oraz listy przewozowe CMR po przyjęciu przesyłki.
Czy automatyzacja zastępuje dyspozytorów?
Nie. Przejmuje rutynowe kroki powtarzane przy każdej przesyłce, dzięki czemu dyspozytorzy i biuro mogą zająć się wyjątkami i klientami.
Czy automatyzacja jest tylko dla dużych firm kurierskich?
Nie. Nawet mała firma kurierska potrafi spędzać godziny dziennie na dokumentach raportowych, więc pierwsze reguły szybko się zwracają przy każdej skali.
Jak automatyzacja pomaga przy nieudanych doręczeniach?
Powiadomienia o ETA i kody jednorazowe informują odbiorców, kiedy przyjedzie kurier, i zabezpieczają przekazanie, co zmniejsza liczbę ponownych prób. Więcej w artykule optymalizacja logistyki w firmie kurierskiej.
Następny krok: umów prezentację smartDelivery, aby zobaczyć moduł workflow na swoich danych.
